El pasado 20 de agosto del 2020, se firmó el Decreto 1154. Por medio de este, el Ministerio de Comercio establece las reglas para la circulación de la factura electrónica como título valor en Colombia, las condiciones generales para su registro en la Dian y habla acerca de la habilitación de sistemas de negociación electrónica.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un título valor desmaterializado que está contenido en un archivo de datos digitales. Esto significa que la factura deja de ser física (un papel) y pasa a un formato digital, el cual para todos los efectos y siempre que cumpla con los requisitos que exige la ley, tendrá la calidad de título valor que le otorga la Ley colombiana.
De esta forma, la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pues: es un título valor negociable y soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios.
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¿Cuáles son las características de la factura electrónica como título valor?
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Dian.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la Dian.
- Cumple los requisitos del artículo 11 de la Resolución # 000042 expedida por la Dian.
- Incluye la firma digital para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la Dian.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
¿Qué es el registro en el RADIAN?
Para la circulación de las facturas electrónicas como título valor, estas deberán ser registradas en el RADIAN, la plataforma que se dispondrá para negociar facturas. Esto lo debe hacer el emisor o un facturador electrónico.
Además, de acuerdo con el Decreto, deben registrarse todos los “eventos asociados con la factura electrónica de venta como título valor”. Esto quiere decir que, por ejemplo, si la factura se paga en su totalidad, el adquirente/deudor/aceptante debe registrar esto en el RADIAN. Pero, en caso de que el pago sea parcial, el tenedor tendrá que hacer el registro especificando el monto recibido y así, la factura seguirá vigente.
¿Quién está autorizado para hacer registros y consultas en el RADIAN?
Además del emisor y el facturador electrónico, los proveedores tecnológicos, los sistemas de negociación electrónica y las autoridades administrativas con funciones jurisdiccionales podrán hacer registros y consultas en el RADIAN. El Decreto menciona que los usuarios podrán registrar eventos directamente en la herramienta o a través de sus representantes, siempre y cuando estos cuenten con las condiciones establecidas por la Dian y ofrezcan garantías de seguridad en la gestión de la información.
Si el usuario no cuenta con lo que mencionamos anteriormente, podrá registrar eventos a través de intermediarios como proveedores tecnológicos, sistemas de negociación electrónica o factores.
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¿Qué deben tener en cuenta las empresas con relación a la circulación de la factura electrónica?
Según la Dian, el 49,3% de las 360.000 empresas obligadas definidas como meta para el 1 de noviembre del 2020, ya se encuentran habilitadas para facturar electrónicamente. Si aún no has empezado el proceso de facturación electrónica ten en cuenta:
- Realizar el proceso de habilitación ante la Dian para generar el registro que lo acredita como facturador electrónico.
- Los plazos que estableció la Dian para las empresas para la implementación del sistema de facturación electrónica.
- La infraestructura tecnológica para el desarrollo e implementación de un sistema de facturación electrónica eficiente.
- Contar con un proveedor tecnológico que brinde el acompañamiento en el proceso de implementación de la factura electrónica.
¿Qué beneficios tiene la factura electrónica como título valor?
En general los beneficios son:
- Que la negociación de la factura se dé solo una vez.
- Se garantiza que la factura se endose de acuerdo con la ley de circulación (endoso y entrega).
- Se evita el engaño a las personas que compran la factura, pues la factura cumplirá con todos y cada uno de los requisitos que establece la ley para que sea considerada como título valor.
- Proveerá mayor transparencia, seguridad, trazabilidad y certeza al proceso de venta.
- Agilizará los procesos de emisión y entrega de facturas.
- Optimizará todos los procesos de emisión, envío y recepción de comprobantes.
- Incrementará la eficiencia empresarial y reducirá los costos operativos.
Según Erick Rincón, presidente de Colombia Fintech, la factura electrónica implica un mayor control del Estado, porque las empresas tienen que comunicar en tiempo real a la Dian cuando están facturando, lo cual va a ser muy importante para controlar situaciones de evasión fiscal. Así mismo, tiene beneficios de cara al empresario, pues puede llegar a ser un elemento que propicie la productividad y la competitividad.
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