Cada día Colombia se aproxima más a la implementación completa de la factura electrónica. Lee esta entrada para entender qué es una factura electrónica y qué beneficios va a traer su implementación.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un título valor desmaterializado que está contenido en un archivo de datos digitales. Esto significa que la factura deja de ser física (un papel) y pasa a un formato digital, el cual para todos los efectos tendrá la calidad de título valor que le otorga la Ley colombiana. No obstante lo anterior, la factura electrónica podrá tener una representación física, como por ejemplo, un archivo .pdf o de imagen. Sin embargo dicha representación física no es el título valor en sí mismo.
La factura electrónica produce los mismos efectos legales que la factura en papel, ya que:
- Será un título valor negociable.
- Soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios.
- Brinda certeza sobre el cumplimiento con todas las características de la ley.
A los anteriores cabe sumarle algunos beneficios de los que hablaremos más adelante.
En Colombia, la facturación electrónica sigue los lineamientos de la Ley 1231 de 2008 y sus decretos reglamentarios, dentro de los cuales podemos contar el Decreto 2242 de 2015. Dicho conjunto normativo tiene como objeto principal la masificación del uso de la factura electrónica en nuestro país, brindándole a los empresarios un mecanismo de acceso a liquidez sin tener que acudir a productos tradicionales de financiación (como por ejemplo, créditos financieros).
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¿Cuáles son las características de la factura electrónica en Colombia?
Según al DIAN, las características de la factura electrónica son las siguientes:
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del Código de Comercio, del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
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¿Existen beneficios al implementar la factura electrónica en Colombia?
Se podría decir que la implementación de factura electrónica en Colombia va a traer, a grandes rasgos, unos beneficios directos y otros indirectos.
Algunos beneficios directos son la eliminación del riesgo de manipulación y pérdida de documentos físicos, mitigación del riesgo humano en cuanto a la expedición y circulación de la factura, la reducción de gastos en papelería, el ahorro de espacio de almacenamiento, una mayor trazabilidad y seguridad en las operaciones, una mejor gestión documental y la posibilidad de acceder a la factura digitalmente.
Sin embargo los beneficios principales, van más allá de los beneficios directos, pues estos brindan en facilidad y confianza en las transacciones de negociación de las facturas, promueven el acceso a financiamiento, mejoran la gestión de cobro, e impactan positivamente la relación entre el cliente y el proveedor.
¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica en Colombia?
Esto debido a que al emitir la factura electrónica esta va a cumplir “per se” con los requisitos legales para ser un título valor. Valga precisar que por tratarse la factura electrónica de un título valor especial (Vgr. archivo de datos desmaterializado) la negociación de la misma, según ha dispuesto la Ley, se deberá dar únicamente a través del REFEL (Administrador de registro de facturas electrónicas), entidad que cumple el papel de centralizador, quien se encargará que garantizará que se cumpla la ley de circulación que permite la negociación de facturas, como por ejemplo:
- Que la negociación de la factura se dé solo una vez.
- Se garantiza que la factura se endose de acuerdo con la ley de circulación (endoso y entrega).
- Se evita el engaño a las personas que compran la factura, pues la factura cumplirá con todos y cada uno de los requisitos que establece la ley para que sea considerada como título valor; y
- En general, proveerá mayor transparencia, seguridad, trazabilidad y certeza al proceso de venta.
¿Cuánto falta para la implementación de la factura electrónica en Colombia?
Según un estudio de Seres, para finales de 2017 solo el 3% de empresas colombianas usaban la facturación electrónica. La DIAN proyecta que esta esté totalmente implementada en todos lo sectores para enero de 2019.
